Videoconferencias, cinco consejos para realizar reuniones en línea inclusivas

Lograr que las videoconferencias sean inclusivas ayudará a que todos los empleados de la organización vivan la mejor experiencia posible.

En un estudio reciente, se encontró que, en promedio, un empleado de oficina destina entre cuatro y doce horas a la semana a participar en reuniones, y la mayoría de ellas involucran una o varias plataformas de videoconferencia. Las reuniones virtuales pueden implicar los mismos prejuicios que las presenciales, sin embargo la tecnología ofrece diferentes opciones para garantizar la equidad en ellas y que se satisfagan las necesidades de todos.

A continuación, los especialistas en conferencia y colaboración de Bose Work presentan una breve recopilación de las prácticas recomendadas de videoconferencia para lograr la equidad durante las reuniones digitales.

Antes de la reunión es importante establecer expectativas

Para eliminar las barreras en la participación es fundamental establecer las expectativas por adelantado. Los líderes de la reunión pueden hacer esto con facilidad mediante el envío de una programación en la que se destaquen los objetivos, temas a discutir y cómo se utilizará el tiempo durante la sesión. Al establecer las expectativas, los participantes tendrán la oportunidad de prepararse, pensar en sus contribuciones o preguntas por adelantado, y estar listos para manejar cualquier problema que pueda surgir.

También es útil informar qué plataforma se utilizará, las funciones disponibles (como la configuración de accesibilidad o la función de pedir la palabra) y si las grabaciones o notas se distribuirán después de la reunión.

Desarrollar una cultura de equidad en la reunión

La cultura de la empresa cumple una función importante para que haya la mayor equidad en la reunión. Cuando las organizaciones cuentan con personas que trabajan de manera remota o híbrida se enfrentan a realidades que es necesario entender, por ejemplo, el participar en videollamadas representa una aproximación a la vida personal que algunos colaboradores preferirían no revelar. En otros casos, los empleados pueden estar compaginando las reuniones con responsabilidades como la atención a niños pequeños, el cuidado de ancianos o el tratamiento de familiares enfermos.

Se sugiere considerar estos problemas al momento de programar las reuniones y ofrecer alternativas para que la participación sea una buena experiencia para todos. Crear prácticas recomendadas para lidiar con las distracciones, como el permiso general para silenciar o apagar las cámaras, o la opción de utilizar un fondo falso o borroso. También se pueden hacer recomendaciones para aplicar la paciencia o el humor ante situaciones cotidianas, como  el que una mascota o un niño entren en la habitación durante una reunión.

Además, es útil educar a los equipos sobre la importancia de la equidad en las reuniones y destacar las herramientas y el lenguaje que pueden ayudar con eso, desde alentar a los colegas a hablar para llenar el vacío que se genera cuando hay interrupciones en la comunicación del orador hasta crear un espacio en cada reunión para invitar a cualquier persona a contribuir.

Utilizar una solución de videoconferencia con opciones de accesibilidad 

Las reuniones digitales ofrecen la capacidad de apoyarse en la tecnología para mejorar la accesibilidad. Cuando elija la tecnología para un espacio de conferencia o una reunión de la empresa, considere la compatibilidad con diferentes plataformas de conferencia y explore cómo admiten una mayor accesibilidad. Funciones como la de convertir texto a voz, los subtítulos y la compatibilidad con lectores de pantalla pueden aumentar la participación de los empleados con problemas auditivos.

En este enlace se comparte una descripción general útil de las diferentes plataformas y sus funciones de accesibilidad para una referencia rápida.

Aprovechar las funciones para ampliar las contribuciones

Las actuales soluciones de videoconferencia en línea incluyen una amplia variedad de funciones que pueden facilitar la contribución de los usuarios. A menudo, las dinámicas de poder pueden influir en quién tiene tiempo para hablar. Por ejemplo, alguien con una personalidad dominante puede tener más tiempo de atención que una persona introvertida o alguien que se tarde en procesar la información. Varias funciones pueden ayudar con eso.

La función de pedir la palabra, por ejemplo, puede alertar a los organizadores del evento de los empleados específicos que desean hablar. Habilitar una función de chat también permite hacer preguntas a las personas que podrían no sentirse cómodas hablando frente a todos o cuyo ambiente inmediato podría no ser propicio para encender la cámara y activar el volumen en ese momento. Aprovechar la función de "mostrar nombres" permite a los empleados compartir sus pronombres en la pantalla según lo deseen.

Adoptar una política de cámara opcional 

Al principio de la pandemia, muchos gerentes, con la esperanza de fomentar una mayor conexión e inclusión, alentaron a los empleados a mantener las cámaras encendidas. Las nuevas investigaciones sugieren que exigir a los empleados que mantengan sus cámaras encendidas aumenta la fatiga por Zoom y puede afectar de manera desproporcionada a mujeres y nuevos empleados. Los investigadores informan que los problemas van desde inquietudes sobre el fondo, que podría revelar detalles de la situación socioeconómica o las responsabilidades de cuidado de niños, hasta la "brecha de presentación personal", que a menudo exige estándares de apariencia más estrictos a las empleadas.

Al hacer que las cámaras sean opcionales durante todas las reuniones o en reuniones seleccionadas, por ejemplo, aquellas que no incluyen a clientes, las videoconferencias en línea pueden ser más inclusivas.

Próximos pasos

La equidad en las reuniones digitales es una consideración fundamental para maximizar la productividad y ofrecer la mejor experiencia posible para los empleados en el panorama de trabajo híbrido actual. La tecnología permite que sea más fácil que nunca realizar reuniones productivas, crear un espacio para que todos hablen y adaptarse a las preocupaciones de accesibilidad.

Contar e invertir en las soluciones audiovisuales adecuadas puede ayudar a las empresas a convertir las reuniones en una vía clave para exhibir sus valores más importantes de diversidad, equidad e inclusión.

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